• Training
• Publications
• Tools
• Отдел новостей: новости, блоги, подкасты, видео
• События
• Презентации
• Вебинары
• Сети
• Данные
• Ресурсный центр по укреплению информационных систем здравоохранения
• Сборник показателей финансирования на основе результатов
• База данных показателей планирования семьи и репродуктивного здоровья
• Показатели для программ по ВИЧ на уровне сообществ
5

• Ресурсы

• Подготовка

• Публикации

• Инструменты

• Отдел новостей: новости, блоги, подкасты, видео

• События

• Презентации

• Вебинары

• сети

• Данные

• Ресурсный центр по укреплению информационных систем здравоохранения

• Сборник показателей финансирования, ориентированного на результат

• База данных показателей планирования семьи и репродуктивного здоровья

• Показатели на уровне сообщества для программ по ВИЧ

Поделись этим

Цикл планирования – от MindTools.

com

© GettyImages
nd3000

Дайте вашему проекту преимущество.

Цикл планирования объединяет все аспекты планирования разового проекта среднего размера в единый последовательный процесс.

Допустим, ваш бизнес растет так быстро, что вам нужно переехать в более просторный офис. Отличные новости. Но работа по планированию и организации переезда легла на вас. Может быть, не такие уж хорошие новости!

Вам нужно будет обдумать целесообразность переезда и подумать о критериях подходящего помещения. Вам придется учитывать затраты, сроки и способы минимизировать время простоя бизнеса.

Итак, с чего начать? Попробуйте цикл планирования.

Что такое цикл планирования?

Цикл планирования — это процесс из восьми шагов, который можно использовать для планирования любого проекта малого и среднего размера: например, переезда в новый офис, разработки нового продукта или планирования корпоративного мероприятия.

Этот инструмент позволяет планировать и реализовывать тщательно продуманные, целенаправленные, надежные, практичные и экономичные проекты. Это также поможет вам учиться на любых ошибках, которые вы совершаете, и использовать эти знания при планировании и принятии решений в будущем.

Наконечник:

Цикл планирования предлагает структуру для проектов до определенного уровня сложности. Для более крупных проектов, в которых участвует много людей в течение длительного периода времени, вам может понадобиться более формальный подход.

Структура этих подходов аналогична циклу планирования, но они, как правило, требуют больше документации и часто интегрируются в более широкий организационный контекст. Наша статья «Этапы и процессы управления проектами» расскажет вам о них подробнее.

Для более коротких проектов, требующих быстрого выполнения, также следует рассмотреть возможность гибкого управления проектами.

Рисунок 1: Цикл планирования

Этапы планирования проекта

Цикл планирования состоит из восьми этапов, как показано ниже.

1. Проанализируйте свою ситуацию

Во-первых, уточните, что вам нужно сделать. Например, офисный переезд потребует от вас поиска подходящего помещения с соответствующим доступом и парковкой.

Соберите как можно больше информации на данном этапе. Это поможет вам сформулировать более подробный и надежный план в дальнейшем.

Для начала изучите свое текущее положение и примите решение, как вы можете его улучшить. Существует ряд техник, которые могут помочь вам в этом.

Одним из вариантов является проведение SWOT-анализа. Это позволит определить сильные и слабые стороны вашей позиции, а также возможности и угрозы, с которыми вы сталкиваетесь.

Другим методом является анализ рисков, который поможет вам обнаружить потенциальные ловушки и слабые места в вашей организации, которые могут повлиять на ваш план, и определить любые внешние риски. Затем вы можете использовать свои выводы, чтобы спланировать, как вы будете нейтрализовать или смягчить эти риски.

Например, спросите себя, является ли ваш проект ответом на давление со стороны клиентов, конкурентов или появление новых технологий. Или, возможно, ваша компания растет, и в связи с этим вам необходимо внести изменения. Давление может возникнуть из-за изменений в экономике, нового законодательства, отношения людей или правительства.

Вы также можете выбрать из целого ряда инструментов для творчества, чтобы понять, что можно улучшить Простое мышление — это особенно мощный инструмент, который помогает стимулировать творчество и решать даже самые сложные проблемы.

2. Определите цель вашего плана

После того, как вы завершили реалистичный анализ своей ситуации и возможностей для изменений, следующим шагом будет точное определение цели вашего плана. Это обостряет ваше внимание и не дает вам тратить усилия на не относящиеся к делу вопросы.

Выразите свою цель одним простым предложением, чтобы оно было ясным для вас. Если это окажется трудным, попробуйте задать себе такие вопросы, как:

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Получайте новые профессиональные навыки каждую неделю, а также получайте наши последние предложения и бесплатную загружаемую книгу Плана личного развития.

Ознакомьтесь с нашей Политикой конфиденциальности

• Каким я хочу видеть будущее?

• Какую пользу я хочу дать нашим клиентам?

• Какие возвраты мне нужны?

• Каких стандартов я хочу достичь?

• Каковы основные ценности моей организации?

Вы можете представить эту цель как заявление о видении или заявлении о миссии.

Заявления о видении выражают преимущества, которые организация предоставит своим клиентам. Например, видение Nike заключается в том, чтобы «приносить вдохновение и инновации каждому спортсмену* в мире. (*Если у вас есть тело, вы спортсмен.)». Например, миссия фармацевтической компании Bristol Myers Squibb гласит: «Открывать, разрабатывать и поставлять инновационные лекарства, которые помогают пациентам побеждать серьезные заболевания».

3. Изучите возможные варианты

На этом этапе у вас должно быть хорошее представление о вашей ситуации и о том, чего вы хотите добиться от своего проекта. Следующий шаг — понять, как это сделать!

На этом этапе полезно сгенерировать как можно больше идей. Опять же, инструменты творчества могут помочь вам в этом. У вас может возникнуть соблазн ухватиться за первую пришедшую в голову идею, но если вы потратите некоторое время на взвешивание своих вариантов, вы можете найти менее очевидные, но лучшие решения. Или вы можете развить свои лучшие идеи, используя элементы других.

4. Выберите лучший вариант

Когда вы изучите свои идеи, вам нужно решить, какую из них следует реализовать. Если у вас есть необходимое время и ресурсы, вы можете решить выполнить детальное планирование, расчет затрат и оценку рисков для каждого из них. Но, скорее всего, у вас не будет такой роскоши.

Вместо этого используйте такие инструменты, как анализ матрицы решений и деревья решений, которые помогут вам сделать окончательный выбор. Используйте анализ матрицы решений, чтобы выбирать между различными вариантами, когда вам необходимо учитывать ряд различных факторов. Деревья решений позволяют вам продумать вероятные результаты следования различным курсам действий.

5. Подробное планирование

Приняв окончательное решение, вам необходимо установить наиболее эффективный и действенный способ достижения вашей цели. Это определяет, кто что будет делать, когда, где, как, почему и какой ценой.

Такие методы, как диаграммы Ганта и анализ критического пути, могут быть полезны при определении приоритетов, сроков и способов распределения ресурсов.

Подумайте, как вы будете следить за ходом выполнения плана. При наличии надежной отчетности, контроля качества и контроля затрат вы можете быстро выявлять и исправлять потенциальные отклонения от плана.

Хороший план также определяет риски и предполагает непредвиденные обстоятельства. Это позволяет эффективно реагировать на неудачи или кризисы. Вы также должны рассмотреть переходные меры — как вы будете поддерживать работу, пока будете выполнять план?

6. Оценка плана и его воздействия

На следующем этапе необходимо рассмотреть ваш план и решить, следует ли вам его выполнять. Здесь важно быть объективным — даже если вы проделали большую работу, чтобы достичь этой стадии, возможно, вам все равно не стоит продолжать проект.

Это может быть неприятно, но лучше прийти к этому выводу сейчас, чем после того, как вы вложили драгоценное время и ресурсы – и свою репутацию – в его успех. Этап оценки дает вам возможность либо изучить лучшие варианты, либо признать, что никакого плана не требуется.

В зависимости от обстоятельств существует несколько методов, которые вы можете использовать для оценки своего плана.

• Количественные плюсы и минусы — это простой метод, который включает в себя перечисление плюсов в одном столбце и минусов в другом. Каждому баллу может быть присвоен положительный или отрицательный балл.

• Используйте Анализ затрат/выгод, чтобы решить, имеет ли план финансовую целесообразность. Сложите все затраты и сравните их с ожидаемыми выгодами.

• Анализ силового поля дает вам полное представление о факторах за и против вашего плана. Это позволяет вам увидеть, где вы можете внести коррективы, которые помогут вашему плану добиться успеха.

• Прогноз движения денежных средств позволяет вам убедиться, что у вас достаточно ресурсов для вашего плана, и оценить жизнеспособность проекта. Хорошая таблица прогноза денежных потоков позволяет вам варьировать ваши предположения и исследовать последствия.

• Наконец, программа «Шесть мыслящих шляп» поможет вам получить всестороннее представление о вашем плане и его последствиях, попросив вас оценить его с шести различных точек зрения: рациональной, эмоциональной, оптимистичной, пессимистичной, практической и творческой.

Совет:

Если ваш анализ показывает, что план не принесет достаточных преимуществ, или если недостатки перевешивают достоинства, вернитесь к более раннему этапу цикла планирования, чтобы изучить другие варианты. В качестве альтернативы вы можете прийти к выводу, что проект нецелесообразен, и вообще отказаться от процесса.

7. Внедрение изменений

После того, как вы завершили свое предложение и уверены, что оно будет выполнено, пришло время претворить его в жизнь.

Если вы точно следовали предыдущим шагам, то в вашем плане также должно быть пояснено, как его реализовать! Он также должен показать, как вы будете контролировать его ход и выполнение.

8. Закрыть план и просмотреть

Если все хорошо, ваш проект завершен, и он имел огромный успех! Теперь пришло время закрыть его и оценить то, что вы узнали. Оглянитесь на процесс планирования и тщательно оцените его, чтобы увидеть, что можно улучшить или уточнить в будущем.

Если вы, вероятно, будете реализовывать множество подобных проектов, возможно, стоит разработать стандартный обзор после реализации. Это список моментов, которые следует учитывать при обзоре планирования. Это помогает убедиться, что вы не пропустите ни одного важного аспекта процесса.

В обзоре должны быть рассмотрены такие ключевые вопросы, как: решил ли проект первоначальную проблему? Может ли это принести еще большую пользу? И какие уроки вы извлекли, которые можно применить в будущих проектах?

Ключевые моменты

Цикл планирования позволяет вам составлять жизнеспособные и надежные планы и избегать дорогостоящих ошибок.